Espacios caórdicos: danzando entre el caos y el orden

Una de las misiones principales de las personas en roles de liderazgo es inspirar a sus equipos mientras se gestiona el sistema, para que puedan lograr los mejores resultados. Cuando hablamos de sistema nos referimos a las políticas, recursos tangibles, esquemas de reconocimiento, procesos, entre otros. En su labor de conseguir esos resultados los equipos suelen moverse en entornos complejos y de alta incertidumbre, donde si bien es necesario tener un conjunto de definiciones mínimo y una dirección clara, es más importante aún que puedan autoorganizarse y definir la forma como realizarán su trabajo.

¿Cómo podemos gestionar ese entorno en el rol de líderes facilitadores sin caer en los extremos del caos o el control? A continuación te contaremos en detalle cada uno de estos escenarios para entender por qué la magia está en balancearse en el medio: en danzar en el espacio caórdico.

El Orden

El plan “perfecto”

Juan y Diana planearon la reunión de definición de objetivos y resultados clave teniendo en cuenta todos los detalles y logística. Elaboraron una agenda con el minuto a minuto: una hora para definir los objetivos, dos horas para pensar los resultados clave, una hora para priorizar los accionables. “¡Todo bajo control!”, pensaron con orgullo. Enviaron las invitaciones y crearon una guía para facilitar el trabajo de las personas participantes. El día de la reunión, empezaron a recorrer la agenda según el plan. Hicieron la definición de los objetivos y pasaron luego a la parte de clarificar los resultados clave. En medio de esa conversación, María, una de las participantes, cuestionó los objetivos definidos, argumentando que no estaban dentro de las posibilidades de acción del equipo, y que debían ser replanteados. Juan, para cuidar el plan, le expresó que eso lo podían revisar en otro espacio, pues era necesario definir cuanto antes los objetivos para saber cómo les estaba yendo en el primer trimestre del año. Diana y Juan siguieron con la agenda de la reunión, mientras María prefirió permanecer en silencio el resto del espacio.

¿Qué sucede en los espacios ordenados?

Como probablemente se notó en el caso anterior, Juan y Diana, facilitadores del encuentro, estaban priorizando cumplir con la agenda planteada. Esto es lo que sucede en el orden: se cuida la estructura y la estabilidad en pro de la eficiencia. El orden nos ayuda a dar estructura, a mitigar riesgos y prever posibles imprevistos. Nos da lineamientos de cómo debemos actuar. Pero, si lo llevamos al extremo, puede generar un entorno de comando y control en el que las personas sientan que no hay espacio para proponer, lo cual va en detrimento de la creatividad, la experimentación y la innovación. Como decía Dwigth D. Eisenhower: “Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo”. Está bien planificar, pero eso no significa que tengamos que ceñirnos al plan al pie de la letra.

El otro lado: el Caos

¡Salvemos la empresa!

Horóscopo, el líder de innovación de la empresa VamosPalFuturo, convocó una reunión extraordinaria y de importancia máxima, porque minutos antes, le habían encomendado el reto de salvar la empresa. Le solicitaron que presentara una idea que revolucionara la industria y les posicionara como la empresa más innovadora. Para eso, el líder reunió al equipo de innovación, les compartió la gran responsabilidad que tenían por delante, y acto seguido soltó la frase: “quiero que sean el equipo más creativo e innovador, porque en un par de horas tenemos que presentar una mega idea que salve la empresa”.

Inmediatamente, varios integrantes del equipo de innovación quedaron paralizados, intimidados por la magnitud de la frase, otros quedaron bloqueados por el miedo de lo que implicaba tal responsabilidad y que recayera directamente en el equipo, y otros salieron directamente al baño para asimilar lo que habían escuchado y tratar de entender por dónde abordar dicho desafío.

Al final del espacio, lo único que sobrevivió fue una cantidad de ideas sueltas, inconexas e incompletas. No se logró ningún consenso ni acuerdo en el equipo, lo que llevó a desistir del reto y pedir tiempo para intentar lograr una propuesta que fuera digna de presentar.

¿Qué sucede en los espacios caóticos?

El caos es un entorno confuso e impredecible, pero también es un impulsor del actuar, un acelerador que genera energía creativa cuando estamos en búsqueda de soluciones. El caos nos motiva a crear alternativas en contextos donde hay parálisis y se necesita avanzar sin saber cuál será el resultado. No determina relaciones causales, lo que permite la emergencia de prácticas novedosas y de ideas que surgen gracias a la libertad sin restricciones. De esta manera, el caos da pie a lo inesperado y permite la creación.

Sin embargo, moverse continuamente en un estado de caos puede llevarnos a permanecer en un escenario de confusión y falta de claridad. Es posible que no veamos una relación directa entre causa, situación o desafío, y sus efectos, soluciones o alternativas posibles. Esto puede afectar la forma en la que un equipo, como en el caso de Horóscopo y su empresa, encuentra una estructura mínima que les ayude a avanzar y proponer soluciones. Además, puede impactar en los comportamientos y sentimientos generados en un espacio de trabajo, desviando la atención del reto hacia un estado de frustración, ansiedad, confusión e impotencia, lo que resulta en una pérdida de efectividad, motivación y capacidad de resolución.

Y entonces, ¿cómo salimos de este dilema entre el caos y el orden?

Espacio caórdico

El camino del medio

El departamento de Investigación y Desarrollo de la empresa Ideas Poderosas tiene una estructura jerárquica reducida: una líder y el equipo de Ingeniería. Los directivos de la empresa decidieron participar en un concurso de innovación de la ciudad, que en caso de ganar, les dará una gran difusión. Tienen definidos unos procesos guía con Design thinking y agilidad, que como su nombre lo indica sólo son un punto de partida, pues las personas pueden adaptarlos y usarlos según las características de la idea que estén desarrollando. Bajo ese marco, la líder diseñó una actividad de divergencia y convergencia en la que las personas del equipo propusieron muchísimas ideas, al principio inconexas y un poco desordenadas. La líder en su papel de facilitadora, ayudó a que el equipo agrupara las ideas similares y definiera unos criterios de priorización para poder tener foco. Las ideas mejor calificadas fueron prototipadas y en el camino se validaron algunas y otras fueron descartadas. Las personas del equipo perciben que están en un entorno seguro en el que es fácil proponer y ejecutar, por lo que descartar una idea es sólo la puerta de entrada para aprender y cocrear juntos la siguiente. Gracias a ese contexto y sus características, el equipo pudo refinar una idea y evolucionarla hasta la creación de un prototipo de alta fidelidad, dando lugar a una innovación poderosa y bien estructurada, con la cual pudieron ganar el concurso ⭐.

¿Qué sucede en el espacio caórdico?

Como vimos en el caso anterior, en Ideas Poderosas cuentan con un orden mínimo necesario para que las personas se sientan seguras de proponer y desarrollar sus ideas. Esto les facilita generar espacios creativos e innovadores.

"La verdadera creatividad surge de la intersección entre el caos y el orden." (Dee Hock)

En el libro "The Birth of the Chaordic Age" de Dee Hock ex CEO de Visa, introdujo el concepto de organizaciones caórdicas, que combinan elementos de caos y del orden de manera efectiva. A continuación mencionamos algunas características clave que están presentes en los espacios caórdicos y que el entenderlas nos ayuda a ser más efectivos en nuestras intervenciones desde la facilitación:

Autogestión: La organización tiene un alto grado de autonomía y responsabilidad, al no existir una estructura jerárquica rígida y estática fomenta la colaboración y la toma de decisiones descentralizada para dejar fluir la inteligencia colectiva hacia nuevas formas de gestión, resultado del proceso de autoorganizarse.

Creatividad e Innovación: La creatividad y la innovación son motores del cambio y el progreso dentro de la organización. Las personas son alentadas a pensar de manera creativa y a proponer nuevas ideas sin miedo al “fracaso”, en un entorno seguro de experimentación y aprendizaje.

Flexibilidad y Adaptabilidad: Las organizaciones caórdicas son inherentemente flexibles y capaces de adaptarse rápidamente a cambios en el entorno o nuevas oportunidades, es decir, son ágiles, no están limitadas por estructuras rígidas que puedan obstaculizar la innovación.

El equilibrio entre Caos y Orden: Existe un equilibrio dinámico entre el caos (que permite la creatividad y la innovación) y el orden (que proporciona estructura y estabilidad). Este equilibrio se gestiona de manera que ambos aspectos se refuercen mutuamente, no desde una relación de exclusión sino de complementariedad. Carl Jung, pionero en psicología profunda, define el Caos como el orden sin consciencia, y ahí el papel de la facilitación contribuye a hacerlo explícito, a ampliar nuestra conciencia alrededor del espacio caórdico para generar resultados valiosos y efectivos para las organizaciones.

¿Qué podemos hacer para danzar entre el Caos y el Orden?

La facilitación como habilidad clave

Te compartimos 5 puntos clave para transitar espacios caórdicos desde la facilitación, para acompañar ese movimiento constante entre el caos y el orden.

1. Clarificar el propósito y que sea compartido por las personas ayuda a encontrar sentido y alinearse con los desafíos, teniendo conciencia de para qué estamos trabajando juntos.
2. Ayudar a la cocreación de acuerdos que expliciten qué aspectos son importantes cuidar, respetar y mantener presentes, fomentando la corresponsabilidad y el cuidado colectivo.
3. Guiar a las personas a tomar decisiones de manera participativa a través de herramientas y técnicas de divergencia, emergencia y convergencia. (Conoce más, en este video de Maro Sola)
4. Promover la autoorganización para que las personas decidan cuál es la mejor forma de trabajar, descubran cómo pueden aportar desde sus capacidades y motivaciones para lograr el objetivo.
5. Gestionar las tensiones y conflictos oportunamente para construir a partir de la diversidad y la diferencia, crear un espacio seguro donde se manifieste la vulnerabilidad y la autenticidad de conectar con las personas y sus necesidades, que permita avanzar hacia la conexión genuina y la colaboración.

Siguientes pasos

Danzar entre el caos y el orden es una habilidad que pueden desarrollar las personas en las organizaciones y para la cual la facilitación es clave. Un líder o una líder facilitadora puede leer el clima del equipo y acompañar las conversaciones para que las personas se sientan seguras de proponer sus ideas. Y también, desde su rol de líder, clarifica los objetivos y vuelve a ellos cuando lo considere necesario, para asegurar que el trabajo del equipo sigue apuntando a un objetivo común.

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Referencias

• El Nacimiento de la Era Caórdica
• One from Many: VISA and the Rise of Chaordic Organization - Dee Hock
• The Red Book (2009, publicado póstumamente), Carl Jung

Créditos

• Foto iStock
• Ilustraciones: Juliana Betancur

Escrito por:

Jader Rojas Jiménez

Agile Coach & Trainer

Agente de transformación organizacional, Agilista, Trainer, Agile Coach y facilitador de equipos.

Juliana Betancur

Agile Coach & Trainer | Consultora | Facilitadora | Speaker

Ingeniera de sistemas y Especialista en Desarrollo de Software. Mi propósito es acompañar a personas, equipos y organizaciones en su camino hacia mejores formas de trabajar.